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西南交通大学党委机要文件管理办法
作者:党委办公室   发布时间:2014-07-01 15:09:00     访问次数:3051  

西南交通大学党委机要文件管理办法

201471

 

第一章 总 

第一条 为进一步规范学校党委机要文件管理工作,确保机要文件传递的安全性、时效性,根据《中华人民共和国国家保守秘密法》和上级有关规定,结合学校工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称党委机要文件,是指上级党政部门通过机要渠道下发的各类文件、电报、刊物、资料等,包括:四川省机要局送至学校的机要邮件,四川省教育厅发学校党委的文件或密码电报等文件资料,校内人员参加相关会议获取的密级文件。

第三条 党委办公室机要科负责党委机要文件的管理工作。机要科设机要阅文室,专门用于机要文件的处理、阅读和保管。

第四条 机要文件管理工作要求:规范机要文件的管理和使用,确保收发、传阅、借阅、保管、归档、清退、销毁等环节保密、安全、及时、准确,充分发挥机要文件的作用。

第二章 机要文件的签收及处理

第五条 签收机要文件,应逐件核对编号、密级、内容及份数等,确认无误后方可签收。

第六条 机要文件按以下要求登记处理:

1.机要邮件签收后,按《西南交通大学党委办公室机要邮件登记本》(附件1)逐一登记,并转交相关接收单位或个人。

2.接收的上级来文,应加盖“党委收文专用章”并按《西南交通大学党委办公室机要文件收发传阅登记本》(附件2)逐项登记,每份文件附上《西南交通大学机要文件处理单》(附件3)后送办公室主任或副主任签批。

第七条 凡外出参加会议领取的密级文件资料,应及时移交党委办公室机要科按机要文件管理,个人不得留存。

第三章 机要文件的阅读及保管

第八条 传阅机要文件,由机要科根据办公室领导拟办意见,及时送达有关领导和人员,不得延误,不得漏传,阅文者之间不得横传。

送学校领导阅示的机要文件,由机要人员及时送取;按照“当日送、当日取”的原则,当天没有阅完的应取回机要室保管;

需二级单位阅办、阅知的机要文件,由二级单位专人签收和管理。阅办阅知密级机要文件,原则上应在机要室阅文。

第九条  因工作需要借阅机要文件,属阅文范围内的,可直接办理借阅手续;属阅文范围外的,需经党委办公室主任批准后方可办理借阅,并应在规定时间和地点阅文。

第十条  其他人员阅读机要文件应严格按照上级规定的范围:

担任领导职务的党外人士阅读文件,除文件标明仅限于党内阅读的,原则上与担任同级职务的党员干部相同;

离退休处级以上党员干部可按原职务到机要室阅读相应级别文件,机要科做好服务工作;

民主党派干部阅读文件,由党委宣传统战部专人办理借阅手续,并负责组织阅读。

第十一条  各级领导干部必须在机要室或办公室阅办文件,不得将机要文件带回家中或公共场所,离开时应将文件及时交回机要室。

第十二条  阅读机要文件时,不得随意复印、拍摄或留存,不得随意摘记和抄录机要文件内容。

第十三条  密级文件原则上不准复印,确因工作需要复印的,需填写《西南交通大学涉密载体制作(复印)准制证》(附件4)经党办主任批准,报保密办备案后方可复印。机密级及以上文件需由校党委书记批准。密级文件的复印件等同于原件管理。

第十四条 机要文件长距离领取或传递,必须使用机要交通。

第四章 机要文件的清退、归档和销毁

第十五条 机要科定期核查机要文件,如发现遗失等情况,应及时向主管领导和有关单位报告,并设法追查和补救。

第十六条 每年从上级机要部门领取的机要文件,按照要求在次年规定时间办理清退手续。其他机要文件按要求在次年规定时间送交档案馆归档。不需要清退、归档的机要件,统一登记造册,经党办主任批准后交由保密办销毁。

附件(请到“资料下载”处下载):

1、机要件管理流程图

2、《党委办公室机要邮件登记本》样表

3、《党委办公室机要文件收发传阅登记本》样表

4、《党委办公室机要文件处理单》样表

5、《西南交通大学涉密载体制作(复印)准制证》样表

6、《西南交通大学机要件清退清单》样表

7、《党委办公室机要件归档清单》样表

8、《党委办公室机要件销毁清单》样表